Tahapan Manajemen Proyek (Part 1 – Project Initiation)

Secara umum, sebuah proyek biasanya memiliki 5 tahapan, yaitu :

1. Inisiasi Proyek (Project Initiation)
2. Perencanaan Proyek (Project Planning)
3. Pelaksanaan Proyek (Project Execution)
4. Pengontrolan Proyek (Project Controlling)
5. Penutupan Proyek (Project Closure)

Pada artikel kali ini, tahapan yang akan dibahas adalah tahapan inisiasi proyek. Tahapan Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek yang akan dimulai. Pada tahap ini, tim proyek akan mendefinisikan gambaran proyek secara global (Project Definition). Gambaran global proyek ini meliputi : Ruang Lingkup Proyek, Tujuan Proyek, Waktu Pengerjaan Proyek, Biaya Proyek dan Informasi umum lainnya.

Gambaran global proyek yang telah didiskusikan bersama tim akan dituangkan kedalam dokumen definisi proyek (Project Definition Document) dan dijadikan sebagai bahan acuan untuk melakukan perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan). Secara ringkas, kita bisa melihat bahwa tahap inisiasi ini memliki tujuan sebagai berikut :

1. Menentukan tujuan proyek secara rinci. Jika gambaran global sudah ada, maka tim proyek bisa menentukan tujuan-tujuan kecil yang harus dicapai untuk menunjang tujuan proyek secara keseluruhan.
2. Mengidentifikasikan faktor-faktor yang dapat menentukan keberhasilan proyek. Walaupun proyek baru akan dimulai, tetapi tim proyek harus sudah mampu menentukan hal apa saja yang akan mempengaruhi keberhasilan sebuah proyek. Tanpa mengidentifikasi faktor-faktor ini, tim proyek tidak akan mengabaikan hal-hal kecil yang penting yang dapat membawa sebuah proyek menjadi berhasil atau gagal.
3. Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal, kebutuhan sumber daya, asumsi proyek dan batasan untuk dijadikan acuan dalam perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan).
4. Menentukan kriteria keberhasilan proyek.

Berdasarkan apa yang telah dijelaskan diatas, pada tahap inisiasi proyek memerlukan beberapa dokumen untuk menuangkan rencana proyek secara umum dan dokumen penyataan bahwa proyek tersebut akan dilaksanakan oleh beberapa pihak yang telah ditunjuk. Dokumen yang diperlukan pada tahap ini adalah :

1. Surat Tugas. [ Download ]
2. Dokumen Definisi Proyek. [ Download ]

Demikian pembahasan tahap inisiasi proyek, tahapan lainnya akan dibahas pada artikel selanjutnya…

File Presentasi : Tahapan Manajemen Proyek

Referensi

1. Bjarne Kousholt (2007). Project Management? –. Theory and practice.. Nyt Teknisk Forlag.
2. Heryanto, Imam., Totol Triwibowo (2009). Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi – Mengelola Proyek secara Sistematis Menggunakan Microsoft Project. Informatika. 2009.
3. Jason Charvat. 2002. Project Management Nation. John Wiley & Sons Inc.
4. Joseph Phillips (2003). PMP Project Management Professional Study Guide. McGraw-Hill Professional, 2003.
5. Project Management Institute. 2008. A Guide to The Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute.