Tahapan Manajemen Proyek (Part 2 – Project Planning)

Artikel kali ini merupakan lanjutan dari artikel sebelumnya yang telah membahas mengenai Tahap Inisiasi Proyek (Project Initiation). Pada artikel ini akan membahas tahap perencanaan proyek (Project Planning) dimana gambaran global yang telah didiskusikan dan didokumentasikan pada tahap inisiasi akan dideskripsikan secara detail disini. Perencanaan proyek secara umum berisi :

1. Tujuan dan ruang lingkup proyek (Scope Management)
2. Waktu Pengerjaan atau jadwal proyek (Time Management)
3. Rencana Anggaran Biaya Proyek (Cost Management)
4. Kualitas Proyek (Quality Management)
5. Sumber Daya Proyek (Resource Management)
6. Manajemen Resiko (Risk Management)
7. Perencanaan Komunikasi (Communication Management)
8. Pengadaan (Procurement Management)
9. Integrasi (Integration Management)

Bentuk perencanaan yang harus dilakukan sangat tergantung pada besar kecilnya sebuah proyek (Skala Proyek) yang akan dilaksanakan. Jika proyek yang akan dilaksanakan adalah proyek berskala kecil, kita tidak perlu menyusun semua perencanaan yang telah dicantumkan diatas. Sebaliknya, jika proyek memiliki skala yang besar, biasanya sebagian atau semua bentuk perencanaan akan dilakukan. Hal ini disebabkan oleh tingkat kompleksitas dari sebuah proyek biasanya berbanding lurus dengan skala proyek. Semakin besar proyek, biasanya semakin kompleks pula pekerjaan yang akan dilakukan. Begitu pula jumlah orang yang terlibat. Sudah dipastikan akan melibatkan banyak orang jika proyek tersebut berskala besar.

Perencanaan ini sangat penting dalam mengelola banyak hal di sebuah proyek sehingga semua pihak yang terlibat dapat saling bekerjasama dan berkomunikasi secara efektif dan efisien. Begitu pula dalam hal penggunaan sumber daya yang diperlukan. Dengan manajemen yang baik, maka sumber daya yang ada dapat digunakan secara efektif dan efisien juga. Secara singkat, kita bisa mengatakan bahwa pada tahap perencanaan proyek, tim proyek akan :

1. Mendefinisikan ruang lingkup proyek.
2. Mendetailkan jadwal pelaksanaan proyek.
3. Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek.
4. Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek.
5. Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.
6. Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan menentukan tindakan penanggulangannya.
7. Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek.
8. Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan dalam pengukuran kinerja proyek.

Pada tahapan perencanaan ini ada beberapa dokumen yang digunakan, yaitu :

• Work Breakdown Structure (WBS) [ PLAN-01 WBS ] – pdf
• Penugasan Tim Proyek [ PLAN-02 PENUGASAN TIM PROYEK ] – pdf
• Jadwal Proyek [ PLAN-03 JADUAL PROYEK ] – pdf
• Perencanaan Komunikasi [ PLAN-05 PERENCANAAN KOMUNIKASI ] – pdf
• Perencanaan Manajemen Proyek [ PLAN-06 PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK ] – pdf

Referensi

1. Bjarne Kousholt (2007). Project Management? –. Theory and practice.. Nyt Teknisk Forlag.
2. Heryanto, Imam., Totol Triwibowo (2009). Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi – Mengelola Proyek secara Sistematis Menggunakan Microsoft Project. Informatika. 2009.
3. Jason Charvat. 2002. Project Management Nation. John Wiley & Sons Inc.
4. Joseph Phillips (2003). PMP Project Management Professional Study Guide. McGraw-Hill Professional, 2003.
5. Project Management Institute. 2008. A Guide to The Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute.